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浅谈档案信息稿件写作的若干问题

 发表时间:2018-03-19 23:21:12  来源:河池市档案局 吴锡刚

根据自己近年来撰写信息稿件体会,结合2017年11月以来审核、修改河池市档案局网站收到的档案信息稿件发现的一些普遍性问题,现就档案信息稿件写作的若干问题与基层档案部门信息员、档案信息写作爱好者和初学者交流、探讨、分享自己的一些感想和看法,错漏之处难免,敬请方家批评指正。

善于学习借鉴

信息员应经常浏览中国档案报、中国档案资讯网、中国档案网、省级档案信息网和档案杂志及兄弟市档案信息网站,学习借鉴先进市、县档案信息稿件标题、题材、写法,提高自己写作水平;同时了解各档案报刊网站的栏目设置和用稿导向,加强报送稿件题材的针对性,提高稿件采用率。

标题要醒目、简洁、标明单位

一是醒目。有的全国性档案报刊网站收到稿件多,编辑可能仅看标题就筛选了(不一定篇篇看内容),所以标题要提炼醒目些,如会议提出什么观点比召开何会议好些,经验类、贯彻类可概括若干举措(强化、加强)推进工作或贯彻落实某项会议(文件、领导讲话)精神。2018年以来,广西壮族自治区档案局冯华、蒋宏灵《广西壮族自治区档案工作暨档案系统党风廉政建设工作会提出要当好新时代“史官”》、河池市档案局覃明旋《广西河池:“三加强”推进全市农村土地确权档案工作》、河池市档案局韦永德《广西河池:“四个强化”助推脱贫攻坚》分别在中国档案报、中国档案资讯网发表,前一篇对会议内容进行提炼比较有新意而醒目,后两篇标题对经验做法进行高度概括。

二是标题尽量简短。要开门见山,简洁明了。如3月5日收到的大化县档案局一篇稿件原标题为《大化瑶族自治县脱贫攻坚指挥部信息档案专责小组召开会议研究部署2018年度工作任务》,字数过多,可以修改为《大化县信息档案专责小组部署2018年工作》。河池市档案系统今年以来在国家级档案报刊、网站发表的部分稿件标题都比较简短:如《河池市档案数字化工作取得丰硕成果》《河池市召开精准扶贫档案工作现场会》《东兰县档案局举办红色主题档案展览》《河池市档案局部署2018年宣传报道工作》《河池市通报2016年精准扶贫档案验收情况》《都安县档案局通过2017年市级绩效考评验收》《河池市档案局部署2018年重点工作》。

三是标题原则上标明单位或地名。使人一看标题就懂得是哪个地方、哪个单位发生的事情。有的可以副标题反映。投稿国家级报刊网站标题前要加省(市、区)名(单位名称前或标题前标明,如前面提到中国档案报发表的3篇稿件)。

讲究合理的段落结构

我们撰写的信息稿件多数属动态消息,字数一般在300-800字之间(人物通讯、工作成效、经验做法、调研报告类稿件可以根据实际需要掌握在1200--4000字之间),一般可分三部分:导语、主体、结尾。一般信息稿件用三段(或两段),第一段(导语)简明扼要写明时间、主要内容(可与第二段略为重复,简明扼要归纳性表述,一般看完第一段基本上懂得全文内容)。第二段写具体内容、要求。第三段写效果及其它。第二、三段有时可以合并。当然内容多,也可以写成四到五段,如有的会议稿件,第一段写导语(时间、地点、主持人、会议名称、参加人员等),第二段写会议过程或相关工作成效、内容,第三、四段写会议要求、会议强调,第五段写其他。有的会议稿件中领导讲话和会议要求分点成段或提到的领导讲话较多,那就段落更多了。

我们收到的不少稿件有两个不好的现象。一是整篇稿件只有一段,当然一句话新闻不受此限,各级报刊网站采用的稿件也有一段的,但比较少见,对多数稿件而言是不够完整的。二是导语(第一段)过多引用文件、会议、讲话精神和要求,应该避免

此外,整篇稿件内容应包含有新闻六要素:时间、地点、人物、事件、原因、结果。

重点题材内容

信息员要熟悉和了解上级档案部门发布的年度档案宣传工作要点。一般来说,档案信息稿件题材重点包括:上级文件、会议及重点工作部署的贯彻落实,重点工作开展情况成效,为党委政府中心工作服务情况效果,档案利用服务情况,工作的创新性和经验做法,获党委、政府和上级业务部门肯定、批示、表彰的事项等。

涉及党政领导批示、调研的报道,要注意是否符合中央和地方关于八项规定的相关规定。

不宜撰写和发表的题材,一般包括:不宜公开或涉密的事件、内容;有负面影响的内容;矛盾、责任指向上级的内容;人事问题(其中单位主要领导调整,召开干部年度考核会议等内容可发表);不宜公开提倡的表彰、排名等。

用词要平和、严谨、通顺

一般稿件用词要平和、通顺,少用和不用形容词,更不能用夸张词语。我们收到的稿件有两个问题。一是用词不当,如“会议”应用“召开”,“活动”用开展,反之则不通顺。二是出现个别会引起负面影响的词语,影响部门和干部形象。比如某县档案局报送一篇稿件中提到“县档案局领导亲自出马”不妥,对基层领导抓工作现在不宜用“亲自”一词。

信息员要了解和借鉴新华社发布的《新华社新闻报道中的禁用词)》相关规定。比如:对各级领导同志的各种活动报道,慎用“亲自”等词;一般性会议不用“隆重召开”字眼;大学生村干部可称作“大学生村官”,除此之外不要把村干部称作“村官”。一般不用“解放前(后)”或“新中囯成立前(后)”提法,用“中华人民共和国成立前(后)”或“一九四九年前(后)”提法。

内容涉及未成年人一般不使用真名,可使用其真实姓氏加“某”字的指代,如“张某”“李某”。一般信息稿件不涉及宣传某种商品名称及商标等。

调研报告类稿件在存在问题原因分析时应注意分寸,尽量使用中性、平和词语。

内容提法符合常识和历史

信息员知识面要广泛,平时多阅读各类书籍,多熟悉相关法规和工作程序,掌握相关业务术语和历史知识,不要出现常识性错误。比如,民主生活会为党组(或支部)召开,组织生活会、三会一课为党支部召开,主持党务会议的领导强调书记身份而不是局长身份(当然可并列介绍);局务会议、职工(没有工人不写职工写干部,职工包括干部工人)大会为行政班子召开。行政不能召开党务会议。召开会议、开展活动的稿件应明确主体是档案局还是局党组、局党支部、局工会,不能统称档案局(档案局一般指行政领导组织的会议或活动)。春节后上班不能写成“新年伊始”。

某县有一篇稿件内容为民国时期的县志出版,提到“国民党政府”不准确,应为民国县政府,当时国民党地方机构为县党部。

稿件引用一些统计数据和排名,应采用国家统计局等部门权威数据。如涉及国际排名,注意与联合国、世界银行等机构公布的数据相对照,还要注意人民币与美元等外国货币汇率波动带来的相关数据、排名的变化。不能以网上某些教授、名人不够严谨的文章内容为据。

注意标点符号、连接词、序号的规范用法

双引号、书名号之间不放顿号;顿号之间不能用逗号;分号之间不能有句号。和、及、以及等连接词合理使用,不能重复。一般不用序号,不分1、2、3、4点,可用一、二、三、四要(是)表述。还要注意引用文件名称、文号的规范表述。

一般使用第三人称

一般档案信息稿件(经验交流类可例外)使用第三人称。直接写具体单位、人物姓名,或用该单位(局、馆),而不能用我局(县、市、单位)等称呼。

注意时效性和具体时间表述

加强时效性,一般重要文稿当天或次日上报,同类题材稿件往往先报先用,后报就没有意义了。文内应标明具体时间,一般不写今年、明年、上年、日前、近日、最近。目前,有的档案报刊网站对此尚未有严格的要求。

事先准备和事后修改、审核

对事项(会议、活动等)比较熟悉的可事先写好初稿或提纲,事后补充丰富,核对相关地名、时间、数据,人物姓名、单位、职务、职称一定要准确无误。要认真修改,重要稿件应报单位领导审核,确保观点、导向正确和内容真实性后,方能报送。

最后,谈谈对基层档案部门信息员的建议:对写作要有兴趣,兴趣会带来动力;写作是一件比较费时的脑力劳动,经常要加班加点,有了兴趣才会任劳任怨。要注意素材的积累。报送稿件应积极、主动、及时,在保证稿件质量的前提下,可广种薄收,稿件采用会提高自己写作的信心,但不能滥报,以免适得其反。一定区域内档案系统信息员可以搞一个微信群或QQ群经常交流,取长补短,这对拓宽写作题材视野、提高写作能力会有积极作用。

 


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